5 najlepszych narzędzi do prowadzenia dorocznych spotkań dla kierowników projektów

W planowaniu, organizowaniu i przeprowadzaniu dorocznego spotkania stowarzyszenia jest tak wiele ruchomych elementów, że uporządkowanie tego wszystkiego może być trudnym wyzwaniem. Spójrzmy prawdzie w oczy - pamiętanie o wszystkim, co trzeba zrobić, jest trudne.

Aby rozwiązać ten problem, kierownicy projektów często uciekają się do pisania notatek i zapisywania zadań. Choć jest to pomocne, to jednak wertowanie dziesiątek stron, a następnie przekazywanie odręcznych notatek i delegowanie zadań innym osobom stanowi kolejny poziom trudności. Czasami podczas komunikacji można zapomnieć o pewnych rzeczach lub źle je zinterpretować. Tego typu problemy doprowadziły do tego, że kierownicy projektów zaczęli adaptować i wykorzystywać współczesne technologie do bardziej efektywnego zarządzania projektami.

Istnieje kilka naprawdę dobrych narzędzi do zarządzania projektami, dzięki którym kierownicy projektów nie będą musieli zaprzątać sobie głowy. Dzięki współpracy z naszymi klientami z różnych stowarzyszeń przekonaliśmy się, że dobre zarządzanie projektami jest najskuteczniejszym procesem zapewniającym sukces imprezy. Istnieją narzędzia do zarządzania projektami, które zapewniają doskonałe ramy do efektywnego zarządzania projektami i pomagają utrzymać wszystko w porządku, na czas i w ramach budżetu. Przedstawiamy nasze ulubione narzędzia:

Powiązane: Jak podnieść rangę kolejnego wydarzenia dzięki mediom społecznościowym

Asana

Asana daje zespołom wszystko, czego naprawdę potrzebują, bez żadnych opłat dla maksymalnie 15 użytkowników. System jest przyjazny dla użytkownika, więc przydzielanie zadań, śledzenie projektów i rejestrowanie ich na osi czasu kalendarza jest bardzo proste. Różnica między darmową a płatną wersją Asany polega na liczbie użytkowników z Twojego stowarzyszenia, firmy lub organizacji, których można wprowadzić do programu. W wersji bezpłatnej Asana ogranicza liczbę użytkowników w ramach projektu, jeśli mają oni tę samą nazwę domeny e-mail. Można jednak posiadać darmowe konto z jednym użytkownikiem z organizacji i dowolną liczbą użytkowników spoza organizacji bez żadnych opłat. Wiele stowarzyszeń używa Asany do pracy ze swoimi komitetami, pracownikami i zarządem.

Basecamp

Basecamp to jeden z najczęściej używanych internetowych systemów współpracy nad projektami, szczególnie popularny w branży projektowania stron internetowych. W Basecampie użytkownicy i zespoły mogą udostępniać pliki, przydzielać zadania, ustalać terminy i centralizować komunikację. Basecamp posiada szeroki wachlarz funkcji, takich jak integracja z sieciami społecznościowymi, wersje przyjazne dla urządzeń mobilnych oraz oprogramowanie do fakturowania. Basecamp aktualizuje informacje o wszystkich użytkownikach w zespole i pozwala wszystkim być na bieżąco. Oferuje nawet 10% zniżki dla organizacji non-profit, a dla nauczycieli i studentów jest całkowicie darmowy.

FREEDCAMP

Freedcamp umożliwia kierownikom projektów posiadanie nieograniczonej liczby użytkowników, projektów i pamięci masowej. Chociaż Freedcamp oferuje znacznie więcej niż wiele innych najlepszych systemów zarządzania projektami, pobiera opłaty za integrację z Google Drive, przesyłanie dużych plików, fakturowanie i śledzenie spraw.

PODIO

Podio oferuje mnóstwo elastyczności, jeśli chodzi o personalizację narzędzia organizacyjnego, ale niektórzy użytkownicy uważają je za skomplikowane. Choć można dodawać różne rzeczy - wydarzenia, zapasyi projekty - proces konfiguracji jest nieco zagmatwany. Ale jeśli ktoś ma cierpliwość, to jest to bardzo potężne narzędzie do zarządzania projektami.

Smartsheet

Użytkownicy Smartsheet doceniają fakt, że system posiada szablony dla prawie każdego rodzaju projektu, a układ jest znany z formatu arkusza kalkulacyjnego, podobnego do Microsoft Excel. Dobrze się spisuje, pomagając użytkownikom w dopilnowaniu drobnych spraw do załatwienia, aby nie zapomnieć o zadaniach.

Jak wybrać odpowiednie narzędzie do zarządzania projektami

Te narzędzia do zarządzania projektami umożliwiają myślenie perspektywiczne i współpracę w jednym zorganizowanym miejscu. Obejmują one narzędzia do zarządzania projektem od początku do końca - tworzenia zespołu, przydzielania zadań, tworzenia harmonogramów, budżetowania i monitorowania postępów aż do zakończenia projektu.

Jeśli szukasz czegoś, co w prosty sposób pokaże Ci wszystkie zadania przypisane do różnych osób, każde z tych narzędzi jest najlepszym rozwiązaniem. Dzięki nim kierownicy projektów mogą sprawniej i skuteczniej śledzić, kto co robi. Ponadto są one szczególnie przydatne dla tych, którzy chcą odwoływać się do projektów z poprzednich lat, aby mieć pewność, że nic nie umknie ich uwadze.Narzędzia te upraszczają wszystko, co wiąże się z organizacją dorocznego spotkania- od uzyskania oznakowania po rejestrację, pliki audio i wideo, przewodniki po obiekcie, ujawnianie informacji, broszury itp.

Potrzebujesz pomocy w podjęciu decyzji, które z nich jest odpowiednie dla Twojej firmy? A może chciałbyś uzyskać pomoc w planowaniu następnego dużego wydarzenia? Ironmark może pomóc! Skontaktuj się z nami już dziś, aby zacząć od właściwego kroku przy organizowaniu targów, konferencji lub dorocznego spotkania.