NexGen SOPs czyli Standardowe Procedury Operacyjne

Napisany przez Howie Fenton Starszy konsultant ds. technologii, NAPL Wierzcie lub nie, ale nie wszyscy wierzą w Standardowe Procedury Operacyjne (SOP). Większość ludzi w zasadzie zgadza się, że SOP są dobrym narzędziem zarządzania. Ale każdy, kto kiedykolwiek przeszedł przez ten proces, wie, że tworzenie SOP zajmuje dużo czasu, a po początkowym podnieceniu, nie mija wiele czasu, zanim siedzą one na półce i zbierają kurz. Ale dobra wiadomość: są nowe sposoby tworzenia i dostępu do SOP, co powoduje renesans zainteresowania. Tradycyjnie, SOP to pisemne dokumenty opisujące jak używać sprzętu lub oprogramowania, i często są one trudne do zrozumienia. Dla każdego, kto kiedykolwiek próbował zrozumieć SOP, często okazuje się, że czytasz ten sam fragment w kółko, próbując zrozumieć lub zwizualizować to, co masz zrobić. Kiedy firma dostrzega czas i energię zainwestowane w stworzenie podręcznika SOP, może być niechętna do ich aktualizacji. Jednak, choć wiodące firmy nadal dostrzegają wartość tradycyjnych SOP, wykorzystują nowe technologie, aby przezwyciężyć problemy, które hamują sukces. Na przykład, kiedy nadchodzi czas, aby faktycznie użyć SOP, jest to zwykle uważane za niedogodność. Można być w prasowni lub introligatorni i trzeba przejść przez halę produkcyjną, aby znaleźć książkę SOP i spróbować dowiedzieć się, co trzeba zrobić. Lata temu SOP były po prostu słowami. Ostatnio dodano do nich ilustracje, ale często nadal trudno jest zrozumieć procedurę. Jedną z nowych strategii jest korzystanie z wideo szkoleń. Większość z nas ma możliwość nagrywania wideo na swoich smartfonach. Nowy proces SOP polega na tworzeniu filmów wideo z procedurami, które nie tylko pokazują, co należy zrobić, ale także mają kogoś mówiącego i wyjaśniającego, co robi, dlaczego robi to w ten sposób i czego należy unikać w tym procesie. Niektóre firmy umieszczają nawet duże kody QR na sprzęcie w całym zakładzie, zapewniając pracownikom łatwy i usprawniony sposób uzyskania SPO (wystarczy wskazać, zeskanować i obejrzeć). Niezależnie od sposobu tworzenia i przechowywania filmów wideo, ten nowy proces umożliwia wszystkim pracownikom produkcji łatwy dostęp do SOP, niezależnie od tego, czy korzystają ze smartfona czy komputera osobistego. Zalety SOP w formie wideo obejmują:

Ich tworzenie nie zajmuje tak dużo czasu, Nie są tak trudne do aktualizacji, Są wygodniejsze w użyciu i skuteczniej pokazują, co należy zrobić.

Jakie jest Twoje zdanie na temat SOP-ów? Czy je stworzyłeś? Używasz ich? Czy znalazłeś sposoby na ich ulepszenie? A może siedzą na półce i zbierają kurz? - Howard Fenton jest konsultantem i doradcą biznesowym w NAPL. Howie doradza drukarniom komercyjnym i zakładom produkcyjnym w zakresie porównywania wydajności z liderami branży, zwiększania produktywności poprzez zarządzanie przepływem pracy, dodawania i integrowania nowych usług cyfrowych oraz zwiększania wartości poprzez badania klientów.