5 wskazówek dotyczących efektywnego zarządzania projektami dla menedżerów ds. marketingu

Czy kiedykolwiek miałeś wrażenie, że istnieją lepsze sposoby zarządzania i organizowania działań marketingowych? To uczucie jest bardzo powszechne wśród menedżerów marketingu - i nie bez powodu. Jako menedżer ds. marketingu masz wiele obowiązków w swojej codziennej rutynie, w tym bieżące wiadomości e-mail i prośby, komunikowanie potrzeb członkom zespołu i sprzedawcom oraz dostarczanie kampanii na czas.

W tym blogu podzielimy się z Tobą kilkoma najlepszymi wskazówkami, jak poprawić swoje umiejętności zarządzania projektami jako menedżer ds. marketingu, w tym:

• Jak pomagać zespołowi, gdy jest przeciążony zadaniami
• Jak robić efektywne notatki
• Jak lepiej ustalać priorytety zadań
• Jak może Ci pomóc timeboxing?
• Jakie narzędzia mogą pomóc w efektywnym zarządzaniu projektami?

Naszym celem jest dostarczenie Ci informacji, które pozwolą Ci osiągnąć sukces w zarządzaniu przyszłymi projektami marketingowymi.

1. Unikaj przeciążenia outsourcingiem

Jednym z problemów, który często obniża produktywność, jest sytuacja, w której członkowie zespołu są przytłoczeni większą ilością pracy, niż są w stanie udźwignąć. Jako kierownik projektu musisz wiedzieć, jakie są sygnały świadczące o tym, że Twój dział marketingu jest przepracowany. Jednym ze skutecznych sposobów zaradzenia przeciążeniu zespołu zadaniami jest zlecanie projektów freelancerom. Jednymi z najlepszych stron internetowych, na których można znaleźć freelancerów, są Upwork, Freelancer i Fiverr. Outsourcing talentów zdejmuje presję z Twojego zapracowanego zespołu i pozwala mu skupić się na najpilniejszych projektach. Przy outsourcingu ustalasz swój budżet, pożądane ramy czasowe i znajdujesz freelancera, który najlepiej pasuje do Twojego projektu. Freelancerzy zrobią wszystko, co w ich mocy, aby upewnić się, że otrzymasz wysokiej jakości pracę, która zostanie ukończona na czas. Tak więc, gdy następnym razem zauważysz oznaki zmagań swojego zespołu, rozważ outsourcing, aby zmniejszyć stres w zespole i przywrócić projekty na właściwe tory.

Powiązane: Czy Twój dział marketingu jest przeciążony? Oznaki i rozwiązania

2. Rób efektywne notatki podczas spotkań

Nauczenie się robienia krótkich, ale wartościowych notatek podczas spotkania pomoże Ci zaoszczędzić czas i pozostać obecnym, w przeciwieństwie do prób zapisywania wszystkiego na kartce. Aby lepiej sporządzać notatki ze spotkań, zalecamy skupienie się na poniższych kluczowych elementach:

• Lista uczestników - Zwróć uwagę na to, kto uczestniczy w spotkaniu.
• Porządekobrad - Dobre spotkanie zaczyna się od jasnego, skoncentrowanego porządku obrad. Należy pamiętać o zapisaniu ostatecznych decyzji dotyczących każdego punktu.
• Przygotowane pytania i odpowiedzi - zapisz uzyskane odpowiedzi i zanotuj wszelkie dodatkowe pytania, które trzeba będzie później przeanalizować.
• Punkty działań - Upewnij się, że wszystkie punkty działań zostały wyszczególnione wraz z osobami odpowiedzialnymi za ich realizację, terminami i terminami dalszych działań.
• Ważne pomysły - zanotuj wszystkie ważne pomysły, o których była mowa podczas spotkania, abyś mógł mieć te ważne informacje pod ręką w przyszłości.

Oprócz robienia dobrych notatek, upewnij się, że Twój porządek dnia jest jasny i trzymaj się go. Twój zespół oczekuje od Ciebie, jako kierownika projektu marketingowego, aby spotkanie było skoncentrowane i produktywne.

3. Ustalaj priorytety zadań i projektów

Kluczowym aspektem zarządzania projektami marketingowymi jest delegowanie zadań, ustalanie terminów i przestrzeganie ich, aby upewnić się, że zostały wykonane. Po rozbiciu projektu na etapy, zadaniem kierownika projektu jest przydzielenie zadań członkom zespołu w oparciu o ich umiejętności i funkcje zawodowe. Przydzielanie projektów według priorytetów pomaga członkom zespołu wiedzieć, czym należy zająć się w pierwszej kolejności. Im lepsza priorytetyzacja, tym mniejsze prawdopodobieństwo wystąpienia wąskich gardeł i spowolnienia procesu. Nie zapominaj, aby najpierw jasno określić oczekiwania i cele, aby zapobiec nieporozumieniom.

Warto rozważyć zastosowanie macierzy Eisenhowera do określania priorytetów zadań:

• Ważne i pilne zadania mają najwyższy priorytet. Należy się nimi zająć w pierwszej kolejności.
• Zadaniaważne, ale niepilne, można zaplanować na późniejszy termin. Rozważ skorzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami, aby śledzić te zadania i zapewnić ich wykonanie.
• ZadaniaNieważne, ale Pilne można delegować członkom zespołu. Jako kierownik projektu należy pamiętać o obciążeniu pracą, z jakim aktualnie mają do czynienia poszczególni członkowie zespołu.
• ZadaniaNieważne i Niepilne można pominąć, dopóki nie zostaną wykonane inne zadania i nie zmniejszy się obciążenie pracą.

4. Timeboxing

Czy zdarzyło Ci się kiedyś spojrzeć na długą listę rzeczy do zrobienia i poczuć natychmiastową grozę? Ważnym elementem zarządzania czasem jest umiejętność żonglowania wieloma terminami i zadaniami, zarządzanie czasem własnym i zespołu. W celu efektywnego zarządzania czasem zalecamy timeboxing. Timeboxing to technika zarządzania czasem, która koncentruje się na krótkich okresach produktywności poświęconych każdemu zadaniu. Stosując metodę timeboxingu, należy oszacować rozsądną ilość czasu na każde zadanie przed sobą. Ustaw minutnik i zacznij działać. Gdy minutnik się zatrzyma, czas przejść do następnego zadania. Pomiędzy poszczególnymi zadaniami rób niewielkie przerwy, abyś mógł zacząć od nowa każde z nich. Podział czasu to świetny sposób, aby nie spędzać zbyt dużo czasu nad jednym zadaniem i nie odkładać na później kolejnego.

5. Używaj właściwych narzędzi

Dostępnych jest wiele platform programowych i narzędzi, które ułatwiają efektywne zarządzanie projektami marketingowymi. Szybki czat na Slacku może zastąpić długie e-maile i czasochłonne rozmowy Zoom. Programy takie jak Wrike, Trello i Asana mogą pomóc w płynnym przydzielaniu zadań i monitorowaniu postępów projektu. Przeanalizuj typowy dzień pracy swojego zespołu oraz jego wewnętrzne procesy i zastanów się, jakie narzędzia byłyby dla Ciebie korzystne.

Aby odnieść sukces jako kierownik projektu marketingowego, ważne jest, aby skutecznie sporządzać notatki, zarządzać czasem i zadaniami oraz wyznaczać terminy. Stosując się do wskazówek, o których wspomnieliśmy, można poprawić organizację działań marketingowych całego zespołu. Aby uzyskać więcej pomocy w zakresie projektów marketingowych, możesz również skontaktować się z naszymi ekspertami. Jesteśmy gotowi skutecznie zarządzać Twoim kolejnym dużym projektem.